18 OCT 2016
training

Waarom user training essentieel is voor uw werknemers


shutterstock_365362820-935034-edited.jpg

Bedrijven spenderen een aanzienlijk deel van hun IT-budget aan software. De nieuwste en beste softwaresystemen beloven immers een verhoging in productiviteit, data security, efficiëntie en return on software investment. Wat velen echter lijken te vergeten, is dat nieuwe softwareoplossingen enkel voordelig zijn wanneer ze correct gebruikt worden.

Waarom user training té vaak vergeten wordt

User training vormt een van de belangrijkste voorwaarden voor het succesvol uitrollen van een nieuwe technologie binnen een organisatie. Toch beslissen veel bedrijfsleiders om deze training niet in te plannen voor hun personeel. Omdat user training een extra kost betekent en tegenwoordig al snel verondersteld wordt dat iedereen tech-savvy is, denken managers dat hun werknemers wel in hun eentje kunnen uitvissen hoe ze het nieuwe systeem moeten gebruiken.

Dit zorgt er helaas meestal voor dat:

  • de gebruikers niet correct met de nieuwe tools werken,
  • de verwachtingen niet ingelost worden,
  • de beloofde verbeteringen niet ervaren worden,
  • ontevredenheid en wrevel groeien,
  • het IT-project uiteindelijk als flop bestempeld wordt.

Waarom user training zo belangrijk is

Change management change-management.png

Maar al te vaak wordt met een beschuldigend vingertje naar de eindgebruikers gewezen, wanneer een nieuw systeem of upgrade niet het verwachte resultaat haalt.

De implementatie van een nieuw softwaresysteem betekent vaak een grote verandering voor veel werknemers.  Het is niet meer dan menselijk dat dergelijke veranderingen voor stress, onzekerheid, wrevel en zelfs weerstand zorgen op de werkvloer. De meeste werknemers zullen nu eenmaal tijd nodig hebben om zich efficiënt aan te passen. Voorzie daarom voldoende user training vooraleer het nieuwe systeem officieel live gaat in het bedrijf.

Zo geeft u uw werknemers de tijd om:

  • rustig te acclimatiseren,
  • de nieuwe processen gewoon te worden,
  • alle twijfels, misverstanden, fouten en problemen met het systeem te elimineren nog voor het geïmplementeerd wordt.

Beter doordachte implementaties implementaties.png

Werknemers via user training tijdig bij een project betrekken, helpt niet alleen angst en wrevel op de werkvloer te voorkomen. Tijdens het traject zullen uw werknemers hoogstwaarschijnlijk ook waardevolle feedback geven die het uiteindelijke succes van de implementatie allen maar ten goede zullen komen.

U verneemt gaandeweg wat uw werknemers nodig hebben, belangrijk vinden, waar ze waarde aan hechten of het moeilijk mee hebben. Dankzij deze input bent u zeker niet te investeren in ‘blinde implementaties’ van software die misschien niet echt nodig zijn en elementen over het hoofd te zien die voor hen wél een wezenlijk verschil maken, en de ROI gevoelig kunnen verhogen.

Productiviteit

productiviteit.jpgWanneer werknemers aan hun lot overgelaten worden en toch niet zo tech-savvy blijken als de manager had gedacht, leidt de implementatie van nieuwe software al snel tot dramatische dalingen in de productiviteit. Het volstaat vaak om mensen tijdens deze gewenningsperiode te begeleiden om voor spectaculaire verbeteringen te zorgen.

Omdat niet iedereen alle toeters en bellen van alle applicaties van het nieuwe systeem zal nodig hebben, is het vaak interessanter om voor aangepaste coaching te kiezen dan voor gestandaardiseerde, klassikale opleidingen. Zo leren uw werknemers hun specifieke moeilijkheden tackelen, zodat ze vol vertrouwen en op de meest efficiënte manier aan de slag kunnen gaan met hun nieuwe tools.

Kennisopbouw & -overdrachtgezrhead.png

Opleiding en training maken een fundamenteel deel uit van het ontwikkelingstraject van uw medewerkers. Zo verwerven ze nieuwe skills, verhogen ze hun bijdrage aan uw bedrijf en versterken ze hun zelfbeeld. Dankzij user training voelen ze zich meer bekwaam om hun taken uit te voeren en minder gestresseerd bij het uitvoeren van nieuwe opdrachten. Zo blijven ze gemotiveerd en geprikkeld.

Het opbouwen van interne kennis is daarnaast ook heel belangrijk voor uw organisatie. Zo bent u minder afhankelijk van ‘dure’ externe experts en kunt u deze opbouw sturen in de richting van de (toekomstige) noden van uw bedrijf. Bovendien zullen collega’s onderling ook hun verworven kennis aan elkaar doorgeven of elkaar depanneren waar mogelijk.

Kostenshutterstock_381323749-862469-edited.jpg

Dankzij goede user training leren uw werknemers de nieuwe tools goed kennen, weten wat ze er wel en niet mee kunnen. Getrainde medewerkers zijn dus productiever en maken minder fouten. Bijgevolg zal uw organisatie minder vaak beroep moeten doen op de HelpDesk om vragen te beantwoorden of problemen te komen oplossen. Dankzij de opgebouwde interne kennis zullen uw werknemers elkaar vaak uit de nood kunnen helpen. Uw supportkosten liggen dus meteen ook een pak lager.

Security & complianceshutterstock_236893996.jpg

Werknemers die goed weten hoe ze hun tools moeten hanteren, zullen bovendien ook minder geneigd zijn om, al dan niet bewust, acties uit te voeren waardoor de veiligheid van uw data of uw netwerk in het gedrang zou kunnen komen. Dankzij user training kunt u dus een stuk geruster zijn dat de tools correct gebruikt worden en er geen veiligheidsrisico’s ontstaan.

Tevredenheid 

tevredenheid.pngUser training aanbieden toont trouwens dat u:

  • uw werknemers voldoende waardeert om in hen te willen investeren,
  • bewust een stuk stress en onzekerheid bij hen wilt wegnemen,
  • hen wil ontlasten.

Deze tevredenheid brengt op haar beurt dan weer een verhoogde motivatie, loyaliteit en retentie met zich mee. Al deze elementen samen hebben een grote impact op de Return on Investment van een IT-project.

Waarom user training een competitief voordeel vormt

Het begeleiden en coachen van de users is dus cruciaal voor elk bedrijf dat de productiviteit, de data security, de werknemerstevredenheid en de return on software investment wil verhogen. Vanuit dat perspectief kan een goed trainingsprogramma dus een concreet competitief voordeel vormen.  Vooral ook omdat de meeste van uw concurrenten de waarde van user training zwaar onderschatten.

Download ons opleidingsaanbod en bekijk hoe de Aurelium User Trainingen uw medewerkers kunnen ondersteunen.

Brochure: Ontdek de Aurelium User trainings