20 DEC 2018
Microsoft Teams

Starten met Microsoft Teams: tips & tricks

starten-met-teamsSteeds meer bedrijven ontdekken de voordelen en efficiëntie van Microsoft Teams. Met een digitale hub als Teams hebben werknemers de ruimte om efficiënter samen te werken aan een project door gebruik te maken van verschillende tools en apps. Het is niet louter een messaging tool, maar eerder een moderne manier van samenwerken en interageren met elkaar.

Wilt u gebruik maken van Microsoft Teams binnen uw bedrijf? Dan geven we graag enkele aandachtspunten en tips mee die u kunnen helpen bij de start van deze nieuwe manier van werken.

Starten met Microsoft Teams

Dat kan op een eenvoudige manier. Teams is te downloaden in een desktopversie én een mobiele app wat het samenwerken op verschillende locaties een stuk handiger maakt.

Indien uw bedrijf al beschikt over Office 365 kan u daarin de desktopversie van Teams downloaden. De mobiele app is beschikbaar in de gekende mobile stores.

Belangrijk om te onthouden is dat bij Microsoft Teams de nadruk ligt op conversatieDit betekent niet dat het enkel gaat om chat- en videogesprekken, Teams biedt heel wat meer dan dat. Met conversatie bedoelen we dat, in tegenstelling tot andere samenwerkingsplatformen, Teams talloze gesprekken en vergaderingen bundelt in één platform. Op deze manier is iedereen binnen de projectgroep op de hoogte van alles en kan er vaak sneller geschakeld worden.

Daarnaast biedt Microsoft Teams natuurlijk ook de mogelijkheid om bestanden te raadplegen, delen en aan te passen binnen een projectomgeving. Het verzamelt als het ware alle informatie, bestanden en gesprekken op één gecentraliseerde werkplek.

Creëren van teams en kanalen

Wanneer u Microsoft Teams gedownload heeft, kan u beginnen met het opzetten van uw platform. Dat begint natuurlijk bij het creëren van teams en kanalen. Kanalen (of 'channels') zijn verdere onderverdelingen binnen een team bv. onder het team ‘Marketing’ kan u naast standaardkanaal ‘general’ een kanaal toevoegen voor ‘campagnes’, ‘events’, etc.

Wees bedachtzaam bij deze eerste stappen: beter een beperkt aantal grote teams met verschillende kanalen dan een groot aantal kleine teams met weinig kanalen.

Elk kanaal bevat enkele standaard tabs: gesprekken, bestanden en notities. Daarnaast kan u ook tabs toevoegen voor specifieke bestanden (Word, Excel,…) of andere applicaties (Planner, Forms,…) die vaak gebruikt of geraadpleegd worden. Zo hoeft niemand deze zaken te gaan zoeken, maar is het steeds centraal beschikbaar voor iedereen.

Communiceren binnen kanalen of via chat

Wees actief binnen uw verschillende kanalen en teams om een goede werking van het platform te bevorderen. U kan berichten posten en markeren voor een heel team door gebruik te maken van de ‘@’ gevolgd door de naam van het team. Hetzelfde geldt voor een kanaal (‘@’ naam kanaal) of een individu (‘@’ naam individu). U kan uw post zelfs persoonlijker maken of er een vleugje humor aan toevoegen door gebruik te maken van GIF’s, emoiji of memes. Dergelijke leuke toetsen maken het samenwerken immers vaak dat tikje aangenamer.

Microsoft Teams beschikt ook over een chatfunctie waarbij u met uw naaste collega’s, individueel of in groep, kan chatten op het moment dat u ze nodig heeft. Een groot verschil met de ‘conversations’ binnen een kanaal is dat chats minder gestructureerd zijn. Onder de ‘conversations’ tab kunnen meerdere gesprekken op hetzelfde moment gevoerd worden, in het platform worden die mooi gegroepeerd weergegeven.

Integratie van services en apps

Zoals eerder aangehaald kan u in Microsoft Teams apps als Word, Trello, PowerPoint, Excel, YouTube, etc. toevoegen. Zo heeft u alle nodige tools verzameld in één werkplek.

Daarnaast kan u uw belangrijkste websites pinnen binnen uw dashboard in Microsoft Teams. Dit kan handig zijn voor live website monitoring, het tracken van nieuws, etc. U kan ook pushberichten instellen en ontvangen van services als Twitter. Zo is iedereen binnen uw team op de hoogte van de laatste informatie.

U leest het dus: Microsoft Teams is een uitgebreid platform dat mensen, conversaties, inhoud, bestanden en apps combineert en met elkaar verbindt.
  

Heeft u nog vragen over wat Microsoft Teams voor uw bedrijf kan betekenen?
Neem contact met ons op of volg een gratis infosessie over Microsoft Teams.
 

Volg een informatieve sessie over Microsoft Teams