08 DEC 2016
software licensing

Software Asset Management uitgelegd in 10 minuten

Software asset management

Software is een essentieel onderdeel van zo goed als alle bedrijfsprocessen en slorpt vaak een aanzienlijk deel van uw IT-budget op. Het is voor elke organisatie dan ook belangrijk om grip te houden op haar licenties en deze zo efficiënt mogelijk in te zetten door een strategisch Software Asset Management. Maar wat is Software Asset Management nu eigenlijk?

Wat is Software Asset Management?

Hoewel elke softwareleverancier een andere definitie lijkt te hanteren voor Software Asset Management, komen die definities in de kern eigenlijk allemaal op hetzelfde neer:

Software Asset Management is het geheel van bedrijfsprocessen, procedures en mensen die waken over het efficiënt beheren, controleren, optimaliseren en beschermen van de softwarelicenties binnen een organisatie doorheen alle fases van hun levenscyclus.

Om deze definitie goed te kunnen begrijpen, nemen we de verschillende bouwstenen van Software Asset Management even onder de loep. 

De bouwstenen van Software Asset Management

Wat is een softwarelicentie?

Elke software is het resultaat van een creatief proces waar de auteurs veel tijd en werk hebben ingestoken. Net zoals boeken, muziek en films, is ook software auteursrechtelijk beschermd.

Een softwarelicentie geeft u de toestemming van de auteurs om hun software te installeren en te gebruiken op een computer. U bezit dus enkel een gebruiksrecht op deze software. 

De Product Use Rights beschrijven de voorwaarden waaraan dit gebruiksrecht onderhevig is. Het PUR-document vermeldt nauwkeurig wat u allemaal mag en niet mag doen met uw softwarelicentie, voor welke doeleinden u ze mag gebruiken en op welke hardware u ze mag installeren. Deze rechten kunnen per product verschillen.

In de licentieovereenkomst vindt u typisch de definitie van het product, de aanvaardingsvoorwaarden en de garantiebepalingen.

De meeste softwarelicenties:

  • geven een specifieke gebruiker of device,
  • een niet-exclusief recht om een kopie van de software te gebruiken,
  • en verbieden het verder verdelen of kopiëren van die software,
  • zowel voor andere gebruikers of als op andere computers.

Groot misverstand

Toch bestaan er nog heel wat misverstanden rond ‘eigendomsrecht’ en ‘copyright’. U dacht misschien ook dat u door het aanschaffen van een softwarelicentie ‘eigenaar’ werd van uw kopie van de software en deze dan ook mocht gebruiken zoals u dat wou. Niets is minder waar…

Als eindgebruiker verwerft u nooit het eigendomsrecht van commerciële software, ook al heeft u een softwarelicentie gekocht. Uw licentie geeft u enkel de toestemming van de eigenaar van de software om deze te gebruiken, mits het naleven van de gebruiksvoorwaarden. Software die speciaal voor uw bedrijf ontwikkeld is, is mogelijks de enige uitzondering op deze regel.

Wat is een Proof of Purchase?

Zonder te beseffen hoe belangrijk ze zijn, gooien bedrijven soms waardevolle documenten, zoals de ontvangstbewijsjes van hun licenties weg. Elk bedrijf moet nochtans kunnen aantonen dat het geldige licenties heeft aangekocht voor de software die het in gebruik heeft.

Wanneer een bedrijf hier geen bewijzen van kan voorleggen, resulteert dit vaak in juridische acties tegen het bedrijf. Houd alle bewijsstukken dus goed bij.  Juridisch gezien is en blijft het de verantwoordelijkheid van de manager of eigenaar om ervoor te zorgen dat een bedrijf in regel is en niet die van de individuele werknemers.

Wat is de levenscyclus van software?

De levenscyclus van uw software start op het moment dat het uw bedrijf binnenkomt en eindigt op het moment dat het uw organisatie weer verlaat. Zo’n levenscyclus bestaat typisch uit 5 fases:

  1. Aankoop
  2. Distributie
  3. Onderhoud
  4. Monitoring
  5. Verwijdering (end of life)

Voorzie aparte procedures voor elke fase. Op deze manier bent u zeker dat de software binnen uw bedrijf correct aangekocht, verdeeld, gebruikt en verwijderd wordt. Het risico dat clandestiene software op de werkvloer geraakt, wordt hierdoor ook aanzienlijk kleiner.

Hoe kan clandestiene software uw bedrijf toch binnendringen?

Er zijn veel manieren waarop niet toegestane software toch op de werkvloer kan geraken.  Dit zijn de meest voorkomende:

  • Legaal aangekochte software wordt op meer pc’s geïnstalleerd dan de licentie eigenlijk toelaat.
  • Software wordt gekopieerd en verdeeld, hoewel dit uitdrukkelijk verboden wordt in de gebruiksvoorwaarden van de licenties;
  • Werknemers installeren software op hun pc die eigenlijk enkel voor thuisgebruik bestemd is.
  • Een hogere versie wordt geïnstalleerd dan de versie waarvoor u een softwarelicentie heeft aangekocht. Zo gebruiken bedrijven vaak Office Pro, terwijl ze slechts een Office Standard licentie hebben.
  • Ongelicentieerde software wordt gedownload van het internet.
  • Derde partijen installeren software op uw machines, waarvoor u geen eigen licenties heeft.
  • Voor Terminal Server-omgevingen wordt slechts 1 licentie aangekocht in plaats van 1 licentie per user.

U beseft het misschien niet, maar het doet er eigenlijk niet toe of de geïnstalleerde software al dan niet effectief gebruikt wordt. Zodra de software geïnstalleerd is en er een kopie op de harde schijf van de computer staat, moet u een geldige licentie kunnen voorleggen. Als u dit niet kunt, riskeert u zware boetes.

Wat is een Software Audit?

Een software audit houdt in dat de controleorganen van de verschillende softwareleveranciers uw organisatie kunnen nagaan of u voor alle geïnstalleerde software ook een geldige licentie kunt voorleggen. De Business Software Alliance kan hier zelfs nog een stap verder in gaan. De BSA heeft de juridische bevoegdheid om u bedrijf onaangekondigd binnen te vallen voor een doorlichting. Zo’n auditverzoek door de BSA kunt u ook niet weigeren.

In geval van ingebrekestelling kan de softwareleverancier:

  • eisen dat u de ongelicentieerde software onmiddellijk verwijdert;
  • boetes opleggen voor het illegale gebruik van zijn software;
  • retroactieve compensatie afdwingen voor de periode dat u de software ongelicentieerd in gebruik heeft gehad;

Feit: uw organisatie heeft 68% kans om de komende 12 maanden door minimaal één softwareleverancier te worden gecontroleerd*.

Waarom Software Asset Management implementeren?

Het proactief beheren en optimaliseren van softwarelicenties verlaagt niet alleen het risico en de kosten van een eventuele software audit, maar levert uw organisatie nog een aantal belangrijke voordelen op.

Optimale kostenefficiëntie en licentiebeheer

Door softwarelicenties doeltreffend te gebruiken, kunnen organisaties uitgaven voor softwarelicenties aanzienlijk verlagen en tegelijkertijd de dienstverlening aan eindgebruikers verbeteren. 

Dankzij SAM:

  • weet u perfect over welke licenties u beschikt en wat u er allemaal mee kunt aanvangen;
  • bent u er zeker van dat u alle licenties heeft die nodig zijn, maar ook niet méér dan nodig;
  • worden niet-gebruikte licenties sneller aan andere gebruikers toegewezen of geschrapt uit de licentieovereenkomst.

Elke softwarelicentie waarvoor u betaalt, wordt nu gegarandeerd optimaal benut en ingezet.  Het standaardiseren en gecontroleerd uitrollen van uw software maken verdere kostenbesparingen mogelijk. 

Betere support

Dankzij SAM gebruikt u enkel nog gelicentieerde software binnen uw organisatie en bent u dus zeker van de nodige support en ondersteuning op deze software. Met ongeregistreerde software heeft u hier geen toegang toe, wat voor aanslepende technische problemen kan zorgen.

Verhoogde veiligheid

Een bedrijf dat niet weet welke software het allemaal in gebruik heeft, kan onmogelijk inschatten welke risico’s het daardoor loopt. De integriteit en veiligheid van bedrijfsdata, de privacy van uw klanten en de kwetsbaarheid van uw netwerk kunnen fundamenteel in het gedrang komen, indien u er niet in slaagt uw softwareomgeving onder controle te krijgen.

Bedrijfscontinuïteit

Goed georganiseerd licentiebeheer biedt u meer grip op:

  • de software die binnen uw bedrijf geïnstalleerd wordt,
  • de compatibiliteit ervan met uw bestaande systemen.

Deze kennis stelt u in staat tijdig in te grijpen bij mogelijke inbreuken en de kans op systeemstoringen aanzienlijk te beperken. 

Beter budgetmanagement

Uw organisatie krijgt dus meer zicht op haar reële licentiebehoefte en de eventuele schommelingen hierin. Dit stelt u in staat om:

  • betere inschattingen te maken naar de toekomst toe,
  • te onderhandelen over uw licentieovereenkomst
  • en bewust te kiezen voor het meest voordelige licentiemodel.

Zo vereenvoudigt u niet alleen het budgetmanagement, maar kunt u ook de ROI van uw software makkelijker voorspellen.

Verlaagde risico’s

Een succesvol geïmplementeerd Software Asset Management zorgt ervoor dat uw organisatie op elk moment ‘audit ready’ is. Geen enkel bedrijf heeft zin in een lastige audit waarbij ze het label non-compliant riskeren met alle negatieve gevolgen vandien.  

Een negatieve audit betekent naast stevige financiële boetes, meestal ook een zwaar beschadigde bedrijfsreputatie en vormt een open uitnodiging voor andere auditoren om uw bedrijf te komen doorlichten. Zo’n publieke vernedering kan elk bedrijf wel missen als kiespijn.

Dankzij SAM:

  • weet u op elk moment perfect welke software geïnstalleerd is,
  • heeft u alle nodige licenties hiervoor aangekocht
  • en liggen alle relevante licentiedocumenten netjes klaar.

Als u dan toch een auditverzoek ontvangt, kunt u hier met een gerust hart op ingaan.

Hoe start u met Software Asset Management?

Het kan ingewikkeld lijken om de eerste stappen in Software Asset Management te zetten. Daarom bieden we u deze handige checklist aan.

Software licensing checklist