10 MAY 2017
microsoft
ICT

Interne communicatie en document management met SharePoint

Het concept van een goeie ouwe fileserver is voorbijgestreefd. Het is duur, omslachtig en niet geschikt voor deze mobiele tijden. Heel wat gebruikers zoeken dan maar hun heil in schaduwoplossingen als Dropbox of een lokale kopie op een laptop. Het gevolg is dat data en bestanden over diverse plaatsen en toestellen verspreid staan. Dat is niet veilig en moeilijk te beheren voor een IT-afdeling. Voor heel wat bedrijven biedt Sharepoint Online een goede oplossing, niet alleen als document manamgent systeem, maar ook als intranet.

Veel bedrijven gebruikten SharePoint al eens in het verleden, vaak zonder succes. De gebruikservaring werd eerder als negatief beoordeeld, omdat  het moeilijk bleek om de eigenschappen van SharePoint om te zetten in een gebruiksvriendelijke en betaalbare oplossing. Bovendien moesten gebruikers een nieuwe manier van werken accepteren, wat de beslissing om er niet mee te werken vergemakkelijkte.

Sharepoint Online: nieuwe versie

In de actuele en mobiele wereld, raden we echter aan hier opnieuw over na te denken. Er is namelijk een nieuwe, en betere, versie van SharePoint Online beschikbaar. SharePoint speelt nu beter in op de behoeften van mobiele gebruikers en het mogelijk gebruik op diverse toestellen. Vandaag is connectiviteit quasi overal. Dat brengt echter ook veiligheidsrisico's met zich mee, waardoor de controle op opslag en de verspreiding van gegevens noodzakelijk is. De komst van de GDPR of General Data Protection Regulation, versterkt deze nood.

Sharepoint is eigenlijk een pre-geconfigureerde oplossing die u kunt testen en waar u onmiddellijk mee aan de slag kunt. Zo kunt u meteen beoordelen of de aangeboden oplossing wel degelijk een antwoord biedt op uw vragen en nagaan of gebruikers hier probleemloos mee kunnen werken. Als Sharepoint op de juiste manier is geconfigureerd, doet het dienst als twee zaken: 

  • Als tool voor interne communicatie (of intranet),
  • En als een efficiënt Online Document Management systeem.

Sharepoint als interne communicatie-oplossing

Als interne communicatie-oplossing of intranet is SharePoint vandaag een centrale plek voor het delen van informatie binnen het bedrijf. Het kan aangewend worden voor het oplijsten van bijvoorbeeld opleidingsdagen of verlofdagen en het beheren van toestellen van medewerkers.

SharePoint als Document Management systeem

Als Document Management systeem neemt SharePoint de boomstructuur van uw fileserver over, maar dan overal bereikbaar, via een eenvoudige browser. Indien nodig kunt u een van de vorige versies van een document raadplegen of terughalen. Dit kan handig blijken wanneer meerdere gebruikers een document bewerken. U deelt informatie met andere -ook externe- gebruikers via een beveiligde link. Er is dus er is geen gedoe meer met USB sticks of onveilige kopieën.

Alle data worden opgeslagen in de datacenters van Microsoft in Europa. Een automatische backup wordt zonder extra kosten gemaakt. Ook daar hoeft u zich geen zorgen over te maken. Het spreekt natuurlijk voor zich dat SharePoint geconfigureerd kan worden met Microsoft Office.