Populaire posts

Wat is task management?

task-managementWe ervaren steeds vaker de druk die ons opgelegd wordt door verschillende partijen zoals management, klanten, investeerders, enzovoort. We horen niet alleen de vooropgestelde resultaten te behalen, maar dit het liefst ook binnen een beperkte tijdslimiet en afgesproken budget. Het bereiken van deze doelstellingen vereist dan ook een efficiënte werkmethode. Naast time management, speelt hierbij ook task management een grote rol. In deze blog leggen we u dan ook graag uit wat task management juist omvat en wat de specifieke voordelen ervan kunnen zijn voor het uitvoeren van uw taken.
 

Task management toegelicht

Task management is het proces waarbij u taken die uitgevoerd dienen te worden, identificeert, monitort en verwerkt. Het omvat met andere woorden het controleren van alle aspecten van een taak, gaande van de tijd en de menselijke en financiële middelen die nodig zijn tot de status en prioriteit van een bepaalde taak.

Om u te helpen bij het behouden van het overzicht over uw verschillende taken en bovenstaande voorwaarden, kan u gebruik maken van allerlei task management tools. Een dergelijke software bestaat niet alleen uit de mogelijkheid om taken te creëren binnen het systeem, maar ook om een efficiënte planning op te stellen, taken toe te wijzen, te rapporteren en prioriteiten toe te kennen.
 

De voordelen van task management

Task management introduceren in uw manier van werken heeft enkele interessante voordelen die de efficiëntie van uw werkzaamheden kan verhogen. We sommen de belangrijkste even voor u op.

Betere planning en werkverdeling

Task management kan uw productiviteit beduidend verhogen omdat u steeds een duidelijk overzicht heeft over uw takenpakket. Een dergelijke planning van alle opdrachten zorgt er niet alleen voor dat u perfect weet welke taken er op de agenda staan en wat de deadline is, maar geeft u ook een idee hoe lang u ervoor nodig zal hebben en welke taken best eerst afgewerkt worden.

Minder kans op fouten of vergetelheid

Task management geeft u ook de kans om uw werk zo goed mogelijk te verdelen over uw beschikbare tijd zonder dat u daarbij zaken uit het oog verliest. Geen enkele opdracht glipt door de mazen van het net en een duidelijk overzicht geeft steeds een goede stand van zaken weer.

Verhogen van de efficiëntie

Een duidelijke structuur in de talrijke opdrachten en projecten, zorgt ervoor dat u uw taken sneller en efficiënter kan uitvoeren.

Indien het gaat om repetitieve taken die u dagelijks moet uitvoeren, kan automatisering in combinatie met task management uw productiviteit nog een extra boost geven. De tijd die u uitspaart, kan u bijgevolg inzetten voor andere taken of projecten die meer aandacht vergen. Dit zorgt dan weer voor een verhoging van de efficiëntie binnen het bedrijf.

Betere controle, vermindering van stress en te hoge prestatiedruk

Task management kan ook uw stressniveau en de te hoge prestatiedruk die u ervaart, verminderen. Het zorgt voor een betere controle over uw workload, u weet tenslotte steeds welke to do’s er op uw lijstje staan, welke taken u als prioriteit moet behandelen en hoeveel tijd u ervoor moet uitrekken. Deze gestructureerde en overzichtelijke manier van werken zorgt voor een aangenaam verloop van de werkdag en een workload die steeds in balans is. U raakt niet meer overwerkt wat u de nodige voldoening en motivatie geeft in uw werkleven. Daarnaast zorgt een betere controle over uw taken voor een stevige boost in uw zelfvertrouwen.

De nodige inzichten vergaren voor betere beslissingen

Wanneer u gebruik maakt van task management, en daarvoor de juiste tools inzet, kan het u de nodige inzichten geven waardoor u betere beslissingen kan nemen in de toekomst omtrent uw workload en het behalen van deadlines.

Bovendien heeft een correct task management een rechtstreekse invloed op het time management van u en uw collega’s. Alle medewerkers besparen immers heel wat kostbare tijd uit door de juiste prioriteiten toe te wijzen, een overzichtelijke agenda te beheren en hun tijd te tracken indien nodig.
 

Wenst u meer te weten over efficiënt time en task management en hoe Outlook u daarbij kan helpen? Schrijf u dan nu in voor onze opleiding ‘Outlook als time management tool’. U komt er onder meer te weten hoe u uw taken correct kan prioriteren om zo uw tijd optimaal te benutten en uw agenda zo overzichtelijk mogelijk te maken.

Volg een training 'Outlook als Time Management Tool'.

Gerelateerde posts