Interne communicatie en document management met SharePoint


Heel wat mensen maakten de voorbije jaren gebruik van een fileserver om hun documenten te bewaren. Nu, in een tijdperk waar mobiele toestellen, efficiëntie en een positief kostenplaatje belangrijk zijn, is het idee van die vertrouwde fileserver ondertussen wel achterhaald. Zo’n server is immers duur, omslachtig en niet compatibel met een mobiele manier van werken. Gebruikers zoeken dan ook de oplossing voor documentenopslag in applicaties zoals Dropbox of slaan hun documenten lokaal op hun laptop op. Dit heeft als gevolg dat data en bestanden verspreid worden over verschillende toestellen en er vaak ook meerdere versies van hetzelfde document ontstaan. Niet meteen een veilige en eenvoudig te beheren oplossing voor de IT-afdeling.

Om bedrijven tegemoet te komen in hun vraag naar een passend documentbeheer en een vlottere samenwerking tussen medewerkers, biedt SharePoint Online hen de oplossing bij uitstek. Niet enkel als document management systeem, maar ook als waar intranet systeem.

Nu is het natuurlijk wel zo dat heel wat bedrijven in het verleden al eens gebruik maakten van SharePoint, helaas vaak zonder succes. De gebruikservaring werd eerder als negatief ervaren omdat het moeilijk bleek om de eigenschappen van SharePoint om te zetten in een gebruiksvriendelijke en betaalbare oplossing. Bovendien waren werknemers verplicht een nieuwe werkwijze te accepteren en dat verliep niet altijd even vlot. Maar zoals dat gaat met evolutie en innovatie: nieuwe tijden, nieuwe tools.
 

Sharepoint Online

SharePoint Online speelt in op de behoeften van mobiele gebruikers en het hanteren van verschillende toestellen. Connectiviteit is immers alomtegenwoordig, maar brengt veiligheidsrisico's met zich mee. Daardoor is controle op opslag en verspreiding van gegevens noodzakelijk. Bovendien werd deze nood aan controle nog eens extra versterkt door de komst van de General Data Protection Regulation, of GDPR.

SharePoint is dus een gepaste tool, maar wat omvat het nu juist? Wel, het is een pre-geconfigureerde oplossing die dienst doet op twee belangrijke vlakken, namelijk als tool voor interne communicatie én als efficiënt online document management systeem.

U kan, alvorens er meteen mee aan de slag te gaan, SharePoint uittesten. Op die manier kan u onmiddellijk beoordelen of SharePoint wel degelijk een antwoord biedt op uw specifieke noden. Bovendien geeft u dit de kans om na te gaan of gebruikers er probleemloos mee kunnen werken.
 

Sharepoint als interne communicatie-oplossing

Als interne communicatie-oplossing of intranet is SharePoint een centrale plek voor het delen van informatie binnen het bedrijf. Bestanden en gegevens zijn voor elke werknemer die de juiste toegangsrechten heeft, eenvoudig te vinden en ter beschikking. Het centraliseren van informatie verhoogt niet alleen de productiviteit van uw werknemers, het bevordert bovendien efficiënt samenwerken. Iedereen is immers steeds op de hoogte van dezelfde informatie en er kan samen naar de meest gepaste oplossingen gezocht worden.

SharePoint kan bijvoorbeeld ook gebruikt worden voor het oplijsten van opleidings- of verlofdagen en het beheren van toestellen van medewerkers. Met een uitgebreide versie van SharePoint kunnen uw medewerkers bovendien ook gebruik maken van gedeelde agenda’s, ingestelde workflows en andere handige tools om op een efficiënte manier te kunnen samenwerken.
 

SharePoint als Document Management systeem

SharePoint neemt als Document Management systeem de boomstructuur van uw fileserver over, maar is via een browser beschikbaar en dat overal ter wereld. Zo kunnen medewerkers steeds aan de informatie die ze nodig hebben én kunnen ze documenten op een veilige en efficiënte manier opslaan op één centrale plek. SharePoint beschikt bovendien over een handige zoekfunctie met slimme filters waardoor het opzoeken van bepaalde documenten of gegevens een stuk eenvoudiger is. Wenst u ook informatie te delen met externe gebruikers? Dat kan via steeds via een beveiligde link naar het SharePoint document.

Wanneer uw medewerkers documenten willen opstellen, kunnen ze gebruik maken van gepersonaliseerde templates. Indien nodig kunnen ze met een uitgebreide versie van SharePoint ook vorige versies van een document raadplegen of terughalen. Dit kan handig zijn wanneer meerdere gebruikers aan een bepaald document werken.

Goed om te weten is dat alle data worden opgeslagen in de datacenters van Microsoft binnen Europa. Bovendien wordt er steeds een automatische backup gemaakt zonder extra kosten. Tot slot spreekt het voor zich dat SharePoint geconfigureerd kan worden met Microsoft Office.
 

Benieuwd naar wat SharePoint voor uw bedrijf kan betekenen? Aurelium ontwikkelde een gebruiksklare SharePoint-omgeving, afgestemd op de noden van de KMO. Vraag een demo aan en ontdek het zelf!
 

Ontdek de gebruiksklare SharePoint-omgeving van Aurelium