Populaire posts

Waarom is SharePoint als DMS een goede keuze?

FIMG - SharePoint DMSWe passen dit artikel regelmatig aan met nieuwe info. De laatste update vond plaats op 8 augustus 2020.

We krijgen steeds meer informatie te verwerken waardoor het alsmaar moeilijker wordt om een overzicht te behouden. Veel bedrijven zijn daarom op zoek naar een manier om documenten gestructureerd te bewaren en archiveren. Een goed werkend DMS, Document Management Systeem, is de oplossing en SharePoint het perfecte voorbeeld.

SharePoint is een veilig Microsoft platform voor het opslaan, delen, organiseren en gebruiken van informatie vanop om het even welk toestel. We leggen u hieronder uit wat de voordelen van SharePoint als DMS zijn.

Wil je na het lezen van dit artikel meer informatie over Sharepoint of de opzet en gebruik van een intranet en document management systeem? We organiseren dit jaar nog enkele zeer interessante infosessies over dit thema. Deelname is bovendien volledig gratis. Schrijf je in via onderstaande knop.

Schrijf je in voor onze gratis Sharepoint-sessie

Eenvoudig opzoeken van documenten

SharePoint beschikt over een geavanceerde zoekfunctie met slimme filters om het opzoeken van documenten zo efficiënt mogelijk te maken. Naast de zoekterm zelf kan u aanduiden binnen welke zoekgroep u wil gaan zoeken, u kan gebruik maken van automatische suggesties en kan de ‘laatst gewijzigd’ zoekdatum aanpassen om meer te specifiëren. Ook de metadata ingegeven bij het opslaan van documenten, helpt u bij de zoektocht naar een bepaald bestand.

Documenten aanmaken

In SharePoint kan elk Microsoft Office document aangemaakt en aangepast worden met gepersonaliseerde templates. Wanneer het document opgeslagen wordt, kan er gebruik gemaakt worden van metadata waardoor een betere identificatie mogelijk is. Dat kan helpen bij het opzoeken van bepaalde bestanden.

Versiebeheer

Een van de interessante voordelen van SharePoint is de mogelijkheid tot versiebeheer. Met een uitbereiding van het standaard platform kan er per document een overzicht bewaard worden van alle wijzigingen die in het bestand aangebracht werden. Op die manier kan er altijd teruggeschakeld worden naar oudere versies van het bestand.

Veiligheid en archivering

Wanneer u SharePoint als DMS gebruikt, kan u instellen wie er toegang heeft tot het raadplegen en aanpassen van de verschillende bestanden. Er kan ook nagegaan worden wie welke aanpassingen doorvoerde in een bepaald document.

In de on-premise versie van het platform bepalen standaard SharePoint policies hoelang bestanden in uw omgeving bewaard blijven voor ze gearchiveerd worden. Op deze manier blijft uw SharePoint DMS gestructureerd, up to date en overzichtelijk.

Integratie met andere applicaties

SharePoint integreert naadloos met alle applicaties van Microsoft Office om documenten op te slaan, te delen en op te zoeken. Het bewerken van deze documenten kan volledig vanuit de browser zonder dat er extra software voor nodig is.

Bent u nieuwsgierig naar de meerwaarde van SharePoint voor de KMO? Schrijf je dan snel in voor één van onze gratis sessies over Sharepoint via de knop bovenaan, of download hieronder ons gratis eBook "SharePoint voor KMO's". 

Download het gratis "SharePoint voor KMO's" eBook.

Gerelateerde posts

Microsoft Teams in tijden van Corona (Deel 2)

Op donderdag 2 april organiseerden we deel 2 van onze minireeks sessies over Microsoft Teams. De geïnteresseerden in Deel 1, dat vooral focuste op chatten en vergaderen in Microsoft Teams, kunnen hier doorklikken naar de opname van die eerste sessie. Op deze pagina kan u terecht voor de opnames

Document automation in SharePoint

Indien u onze blog ‘Tijd besparen met document automatisering’ gelezen heeft, weet u ondertussen wat document automation juist omvat en wat de belangrijkste voordelen ervan zijn. Om u zo goed mogelijk te informeren over de verschillende mogelijkheden van het automatiseren van uw documentenflow,