Populaire posts

Alles wat u moet weten over document management

document-managementBedrijven krijgen steeds meer te maken met een gigantische hoeveelheid aan gegevens en documentatie. Helaas verloopt deze stroom aan documenten niet altijd even efficiënt. Medewerkers slaan documenten lokaal op, openen en bewerken ze vanuit hun mailbox of slaan ze op in verschillende cloud-omgevingen die niet goedgekeurd werden door IT. Het gevolg: een berg aan relevante informatie, verspreid over verschillende opslagplaatsen, en zonder overzicht of structuur. Gebrek aan een collectief bedrijfsgeheugen is niet alleen tijdrovend, maar heeft ook een negatieve impact op de efficiëntie van uw bedrijfsprocessen.

Een goed documentbeheer kan echter opnieuw structuur brengen in deze chaos aan documenten. Maar wat verstaan we juist onder document management en wat is de meerwaarde ervan voor uw bedrijf? We vertellen u met plezier alles wat u moet weten over document management.
 

Wat is document management?

Document management is niet anders dan het efficiënt inrichten en beheren van alle documenten en informatie die een bedrijf ter beschikking heeft. Dit proces zorgt ervoor dat documenten steeds beschikbaar en eenvoudig vindbaar zijn voor uw medewerkers. Bovendien vereenvoudigt document management ook het samenwerken aan documenten én wordt de authenticiteit steeds gewaarborgd.

In tegenstelling tot wat vaak gedacht wordt, gaat document management verder dan louter soft- en hardware. Een degelijk document management beleid binnen uw bedrijf is ook van groot belang. U introduceert immers een nieuwe manier van werken in uw bedrijf, die niet alleen haalbaar moet zijn, maar ook makkelijk toe te passen. Een dergelijk beleid moet ervoor zorgen dat het document management doorheen het hele bedrijf ook daadwerkelijk op een correcte manier toegepast wordt door alle medewerkers.
 

Met welke factoren moet u rekening houden bij document management?

Om document management zo goed mogelijk uit te bouwen, zijn er enkele zaken waarmee u rekening moet houden. Deze aandachtspunten zijn een goede voorbereiding op de eigenlijke start van uw document management.

  • Inventariseer waar alle documentatie zich bevindt.
  • Definieer een bepaalde structuur per categorie van documenten. Dit is van groot belang omdat een document management systeem uw documenten snel zal kunnen terugvinden aan de hand van de juiste benaming en structuur.
  • Bepaal op voorhand welke documenten u wil bewaren in uw document management systeem. Oude documentversies die al een hele tijd niet meer in gebruik zijn of niet meer relevant zijn, hoeven niet meer bewaard te worden.
  • Maak nota van welke medewerker toegang moet hebben tot welke documenten. Het document management systeem kan namelijk de toegang tot documenten beperken of verlenen afhankelijk van de rechten van de persoon in kwestie.
  • Bepaal met welke andere systemen uw document management systeem moet kunnen communiceren.
     

Document Management Systeem als totaaloplossing

Voor een goed document management is er steeds een effectief systeem nodig dat als centrale bron voor informatie kan dienen en dat alle bedrijfsdocumenten digitaliseert, structureert en beheert. Zo’n Document Management Systeem, kortweg DMS, stroomlijnt met andere woorden de stroom aan documenten die doorheen uw bedrijf loopt en verbetert zo de werking van uw bedrijf.

Een DMS kent verschillende functies die bijdragen tot een goed document management. We sommen ze even voor u op:

  • Scannen en identificatie van het document
    Heel wat bedrijven beschikken nog over een papieren versie van bepaalde documenten. In dit digitale tijdperk is de nood dan ook hoog om deze documenten in te scannen en te digitaliseren. Daarbij is ook de juiste identificatie belangrijk: documenttype, titel, meta tags, enzovoort.
     
  • Delen van documenten
    In een document management systeem kunnen medewerkers documenten op een eenvoudige manier delen met collega’s. Geen tientallen e-mails en een wirwar aan documenten meer, maar één gecentraliseerde plek waarin bestanden kunnen gedeeld worden.
     
  • Het optimaliseren van workflows
    Soms kan het handig zijn om een bepaalde “route” die belangrijke documenten afleggen binnen uw bedrijf te automatiseren. Denk bijvoorbeeld aan het verspreiden van digitale post of orders die van de ene afdeling naar de andere moeten voor verwerking. Een document management systeem is de juiste tool om dergelijke workflows in te richten en te optimaliseren.
     
  • Opslaan en archiveren van documenten
    In een DMS kan u steeds documenten op een veilige manier opslaan en archiveren zonder dat de integriteit van de bestanden in het gedrang komt.
     

Wat zijn de voordelen van een goed document management voor uw bedrijf?

Het spreekt voor zich dat document management een grote meerwaarde kan betekenen voor uw bedrijf. We sommen de belangrijkste voordelen van een goed document management even voor u op.

Verbeterde samenwerking

Een goed documentbeheer laat toe dat medewerkers op een snelle en efficiënte manier documenten met elkaar kunnen delen en er op hetzelfde moment aan kunnen samenwerken. Bovendien kunnen medewerkers in versiebeheer steeds tracken wie welke aanpassingen gedaan heeft aan een bepaald document. Dit is een handige feature die ervoor zorgt dat er steeds teruggeschakeld kan worden naar een eerdere versie van het document.

Efficiënt delen van documenten

Het delen van informatie is een cruciale stap binnen elk bedrijf. Wanneer dergelijke informatiestromen niet op een gestructureerde manier verlopen, kan dit de werking van het bedrijf beduidend verminderen.

Een goed DMS geeft medewerkers dan ook de mogelijkheid om alle documenten met elkaar te delen en dat in combinatie met bepaalde autorisatieregels. U kan met andere woorden de toegang tot bepaalde gevoelige documenten beperken tot de werknemers die daarvoor in aanmerking komen. Zo vermijdt u dat informatie in de verkeerde handen valt en dat de structuur van het document management behouden blijft.

Bovendien blijven alle documenten steeds op één gecentraliseerde plaats beschikbaar voor diegenen die er toegang tot hebben en zijn ze makkelijk vindbaar door de toegevoegde tags en handige zoekfilters.

Veilig digitaliseren en archiveren

Door gebruik te maken van een document management systeem kan u uw fysiek archief tot het laatste document digitaliseren en archiveren. Het bespaart u niet alleen printkosten en kosten voor de fysieke opslag van uw documenten, het vermindert ook het risico op verlies of schade.

Het stroomlijnen van uw documentstromen

Overschakelen naar document management zal ervoor zorgen dat de gigantische toestroom aan documenten binnen uw bedrijf op een structurele manier verzameld en beheerd kan worden. Bovendien kan u bepaalde documenten in een geautomatiseerde workflow zetten zodat ze vlot en op een veilige manier doorheen de juiste afdelingen van uw bedrijf kunnen stromen.

Wenst u meer te weten over de meerwaarde van een document management systeem voor uw bedrijf? Schrijf u dan nu in voor onze gratis SharePoint workshop op 14 november.
 

New call-to-action

Gerelateerde posts

Interne communicatie en document management met SharePoint

Heel wat mensen maakten de voorbije jaren gebruik van een fileserver om hun documenten te bewaren. Nu, in een tijdperk waar mobiele toestellen, efficiëntie en een positief kostenplaatje belangrijk zijn, is het idee van die vertrouwde fileserver ondertussen wel achterhaald. Zo’n server is

Waarom SharePoint als intranet gebruiken?

Elke dag verliezen we een hoop tijd door het opzoeken van de nodige informatie die ergens in onze mailbox verscholen zit. We raken in de war door verschillende versies van één document en gefrustreerd door de langdurige procedures voor het aanvragen van vakantie of reservatie van vergaderzalen.