Populaire posts

Bestanden delen en bewerken met klanten en externen

bestanden-delen-met-externenIn onze blogs over document management hebben we al heel wat toegelicht over het belang van een goede document management tool. Zo’n DMS zorgt ervoor dat uw medewerkers op een efficiënte manier steeds bestanden met elkaar kunnen delen en er tegelijk aan kunnen werken.

Bedrijven communiceren niet alleen intern over bepaalde projecten en documenten, maar er wordt ook heel wat informatie uitgewisseld met klanten en samengewerkt met andere externe partijen. Denk bijvoorbeeld aan het uitsturen van offertes naar klanten. Dit gebeurt al te vaak via e-mail of andere kanalen zoals Wetransfer, waardoor er niet alleen een warboel aan mailverkeer ontstaat, maar er ook verschillende versies van een bepaald document circuleren en dat op verschillende plaatsen. Er kan heel wat informatie verloren gaan of u hebt de nieuwste versie van een document gemist, wat een vlotte samenwerking verhindert.

Met andere woorden: communicatie is alles. Cliché misschien, maar de absolute waarheid voor het behalen van het beste resultaat en een efficiënte samenwerking met externe partijen. Nu rijst natuurlijk de vraag wat u kan doen om het delen en bewerken van bestanden met klanten en externen zo goed mogelijk te laten verlopen. Met deze blog willen we daar graag een gepast antwoord op geven.
 

Het belang van centralisatie voor externe communicatie

Dé oplossing om het delen en bewerken van bestanden met klanten en externen te vergemakkelijken is een gecentraliseerd platform. Een soort portal waar u alle informatie in kan bewaren en waar de klant of externe betrokken partij te allen tijde toegang toe heeft. Zo kan u communiceren en samenwerken met uw klanten en externe partijen zonder door een kluwen aan e-mails te moeten ploeteren om tot de essentie te komen, en vindt u veel sneller de juiste bestanden. Elke externe persoon die toegang heeft tot de documenten kan informatie delen met uw medewerkers en ze kunnen er samen aan werken. Een voorbeeld van een dergelijk gecentraliseerd platform, dat intussen al door heel wat bedrijven gebruikt wordt, is SharePoint.
 

Onmisbare pijlers voor het delen van bestanden met externen

Naast het gebruik van een gecentraliseerd document management systeem zijn er nog enkele andere onmisbare pijlers of aandachtspunten voor het delen en bewerken van bestanden met externe partijen. We sommen graag de belangrijkste even voor u op:
 

Toegang beheren

Een centraal platform waar alle documenten en informatie te vinden zijn, is natuurlijk een geweldige tool, al is het essentieel dat u de toegang tot het platform goed in de gaten houdt en klanten of andere externen de juiste toegang geeft. Zo geeft bijvoorbeeld onze aangepaste Aurelium SharePoint u de mogelijkheid om een portal aan te maken waarin alle data verzameld en bewaard kan worden. Deze kan u dan vervolgens geheel of gedeeltelijk met externen delen. U beslist dus zelf welke documenten zij mogen bekijken en bewerken en welke niet met hen gedeeld mogen worden. Op die manier ziet u er steeds op toe dat bepaalde informatie niet in de verkeerde handen valt, maar kan er wel steeds vanop één enkele locatie gedeeld en gewerkt worden.
 

Versiebeheer

Een belangrijk voordeel voor het delen en bewerken van bestanden op een centraal platform zoals SharePoint, is dat u steeds een overzicht behoudt van de verschillende versies van een document. U kan dus steeds teruggaan naar een eerdere versie van het bestand én krijgt daarbij te zien wie welke aanpassingen deed en wanneer. Versiebeheer is niet alleen handig om eerdere versies terug naar boven te halen, maar ook om mogelijke fouten of correcties recht te zetten.
 

Vlotte en gestructureerde samenwerking

De mogelijkheid tot het delen en bewerken van bestanden met klanten en andere externe partijen is de sleutel tot een vlotte en gestructureerde samenwerking. Het stimuleert een heldere communicatie tussen alle betrokken partijen, vermindert potentieel tijdverlies tijdens het zoeken naar de juiste informatie en vormt de nodige structuur voor een feilloos resultaat. Elke betrokken partij kan op om het even welk moment en vanop gelijk welke locatie aan de bestanden om ze te raadplegen of te bewerken, en dat zelfs wanneer de anderen het bestand ook geopend hebben.

Het delen van bestanden kan overigens ook op een beveiligde en eenvoudige manier via zo’n portal, zonder dat u wachtwoorden moet bijhouden. Bovendien kan u rechtstreeks vanuit het document of de map delen.
 

Steeds dezelfde informatie en aanpassingen

Tot slot willen we graag nog eens benadrukken dat het belangrijk is, voor om het even welke opdracht of project, dat iedereen op de hoogte is van dezelfde informatie. Door bestanden te delen en bewerken met zowel internen als externen via een centraal platform, vermindert u de kans op misverstanden en fouten, en verhoogt u de kans op een succesvolle samenwerking.

Kortom, een gecentraliseerd document management systeem zorgt voor een optimale en veilige manier om bestanden te delen en te bewerken met klanten en andere externe partijen. Zo behoudt u steeds een overzicht en kunnen projecten op een professionele manier tot een goed einde gebracht worden.
 

Wenst u meer informatie over hoe SharePoint uw bedrijf kan helpen om de communicatie en samenwerking met externen te verbeteren? Schrijf u dan snel in voor onze SharePoint infosessie en kom meer te weten over de verschillende voordelen en extra’s die SharePoint te bieden heeft, of download het SharePoint ebook.
 

New call-to-action

Gerelateerde posts

Document automation in SharePoint

Indien u onze blog ‘Tijd besparen met document automatisering’ gelezen heeft, weet u ondertussen wat document automation juist omvat en wat de belangrijkste voordelen ervan zijn. Om u zo goed mogelijk te informeren over de verschillende mogelijkheden van het automatiseren van uw documentenflow,

Tijd besparen met document automatisering

Uw werknemers zijn dagelijks bezig met documenten, zowel interne documenten als voor externe partijen. Denk bijvoorbeeld aan offertes, onkostennota’s, brieven, meeting verslagen, enzovoort.