Les entreprises disposent de nombreux documents qui sont créés, gérés, consultés et modifiés tous les jours par différents collaborateurs. Il est donc important de conserver ces énormes flux d’informations de manière structurée et organisée.
Les systèmes de gestion documentaire représentent la solution par excellence. Ils assurent une meilleure collaboration, un partage efficace de l’information, l’optimisation des flux de documents et l’archivage sécurisé des informations.
Il existe de nombreux systèmes permettant d’enregistrer et d’organiser vos documents : OneDrive Entreprise, Google Drive, SharePoint, Microsoft Teams, etc. Mais quelles sont les différences entre ces systèmes, et à quoi faut-il faire attention ? Dans cet article de blog, nous abordons brièvement ces diverses solutions. Vous saurez ainsi immédiatement quel système offre le plus gros potentiel pour votre PME.
OneDrive Entreprise
OneDrive Entreprise est un emplacement de stockage en ligne pour les fichiers d’entreprise. Il permet de stocker des documents et de les partager avec un groupe restreint de collaborateurs, et ce depuis n’importe quel appareil ou n’importe quel endroit. Vous pouvez également l’utiliser pour modifier des documents hors ligne. Les modifications apportées sont toujours enregistrées dans OneDrive.
Ce système possède en outre une interface ergonomique. L’adoption de OneDrive Entreprise se passe souvent sans problème étant donné que ce système est simple à utiliser et que la synchronisation avec les PC est rapide.
OneDrive Entreprise possède aussi une application mobile rapide et facile à télécharger, que vous pouvez utiliser pour télécharger, modifier et partager des fichiers dans le Cloud lorsque vous êtes en déplacement.
Ce système présente malheureusement aussi quelques désavantages. Par exemple, OneDrive Entreprise ne permet pas d’adapter l’environnement aux besoins de votre entreprise. Il est plutôt conçu pour enregistrer des données de travail personnelles, et moins pour collaborer sur des documents.
OneDrive Entreprise présente aussi certaines restrictions en matière de droits d’accès. Par exemple, la personne qui partage un document ou un dossier avec d’autres reste toujours propriétaire de ce document ou dossier. Cela signifie que les documents et dossiers créés par cette personne ne peuvent être consultés que par leur propriétaire ou les collègues avec qui il les a partagés. En outre, le propriétaire peut supprimer le fichier/dossier à tout moment. Lorsque d’autres collaborateurs ont obtenu un accès à ce document/dossier avec le droit de le modifier, ils peuvent aussi le supprimer.
Google Drive
Google Drive est un service dans le Cloud bien connu qui permet d’enregistrer, de partager et de modifier des fichiers et des dossiers à l’aide d’arborescences. Peu importe l’endroit où vous vous trouvez et l’appareil que vous utilisez, Google Drive est disponible partout et à tout moment.
Google Drive conserve aussi toujours un historique des révisions, ce qui vous permet d’examiner quelles modifications ont été apportées récemment. Vous pouvez ajouter des remarques ou des notes aux fichiers, ce qui simplifie la collaboration sur un document.
Google Drive peut s’avérer utile pour partager des documents avec vos collaborateurs dans une petite entreprise. Il ne s’agit cependant pas toujours de la meilleure solution de gestion documentaire pour les grandes organisations. Par exemple, tous les utilisateurs qui font partie d’un Drive partagé peuvent déplacer des fichiers et des dossiers, ce qui arrive plus souvent qu’on ne le pense, par accident. Google Drive présente en outre le même problème que OneDrive, à savoir que la personne qui partage un fichier/dossier est considérée comme son propriétaire et a donc à tout moment le droit de le supprimer ou de mettre fin au partage.
Microsoft teams
Comme vous le savez, Microsoft Teams est un système transversal qui stimule la collaboration efficace en équipe. Il ne s’agit pas réellement d’un système de gestion documentaire, mais une bonne collaboration nécessite aussi un flux de documents optimal : Teams offre donc également une gestion de versions, l’utilisation de droits d’accès et un mode sécurisé de partage des documents. C’est aussi pour cette raison que Microsoft a veillé à une intégration optimale avec d’autres applications telles que SharePoint.
SharePoint
OneDrive et Google Drive sont des systèmes qui vous permettent d’enregistrer, de partager et de modifier des documents, mais ce ne sont pas de véritables systèmes de gestion documentaire. Contrairement à SharePoint, qui va encore plus loin. Cet environnement vous permet de déterminer qui a oui ou non accès à certains documents. Vous avez ainsi toujours le contrôle de la gestion de toutes les informations, et vous pouvez partager des documents de manière sécurisée dans le système.
SharePoint réduit également le stockage en tenant compte du cycle de vie de certains processus. Il peut ainsi déterminer quels documents doivent encore être conservés ou non.
SharePoint est une plateforme réalisée sur mesure pour la gestion documentaire et la collaboration. En effet, vous pouvez toujours adapter SharePoint aux besoins et au « look & feel » de votre entreprise. Vous pouvez étendre le système et utiliser des agendas partagés, des workflows paramétrés et autres afin d’optimiser la collaboration sur les fichiers.
