Hoe hou ik als HR-manager al mijn afspraken op orde? Eenvoudig... met FindTime, een superhandig tooltje dat gratis bij je Office365 zit.
FindTime - Afspraken plannen met externen
Wie met Outlook werkt, kent ongetwijfeld al het gebruik van vergaderverzoeken en gedeelde agenda’s:
- Je zoekt een gaatje in de agenda’s van de collega’s,
- verstuurt het vergaderverzoek,
- de correspondenten accepteren de vergadering,
- en KLAAR! De afspraak staat mooi geboekt in de agenda’s van alle correspondenten.
Afspraken inplannen met externen ligt meestal net iets moeilijker:
- Bij externe contactpersonen heb je wellicht geen zicht op hun agenda.
- Het versturen van een vergaderverzoek gebeurt dan ook een beetje “blind”.
- Het wordt al snel een over-en-weer gemail en gebel om de afspraak in de agenda’s te krijgen.
En het is net op dit domein dat FindTime een erg handig hulpmiddel blijkt te zijn!
FindTime - Voorstellen doormailen vanuit Outlook
Als HR-manager gaat een groot deel van mijn tijd naar het interviewen van sollicitanten en is het belangrijk om mijn afspraken goed te beheren en efficiënt in te plannen.
Hoe doe ik dat?
Ik antwoord gewoon op hun sollicitatiemail in Outlook.
FindTime voegt automatisch deze button toe om een vergaderpoll te sturen.
- Binnen het e-mailvenster komt FindTime vragen welke time slots ik wil voorstellen en houdt daarbij rekening met de afspraken die al in mijn agenda staan.
- Ik selecteer enkele time slots uit de lijst. FindTime geeft me nog snel een overzicht van mijn keuzes vooraleer ik bevestig.
- FindTime stelt vervolgens een mailtje op dat de kandidaat uitnodigt om het slot te selecteren waarop ze willen, kunnen of durven komen.
FindTime - Reservaties
Zodra de mail verstuurd is, worden de voorgestelde time slots gereserveerd in mijn agenda.
Zo ben ik zeker dat ik niet per ongeluk nieuwe afspraken inplan op momenten die ik als optie had doorgestuurd aan een kandidaat. En dat is mij in het verleden wel vaker overkomen!
FindTime - Boeken
Zodra de kandidaat zijn/haar voorkeuren heeft aangeduid, krijg ik hiervan een melding.
Afhankelijk van de gekozen instellingen:
- kan ik manueel nog aangeven wat het meest geschikte moment is voor mij,
- of boekt FindTime meteen het voorkeursmoment van de kandidaat in.
De afspraak verschijnt nu in Outlook, zowel bij mij als bij de kandidaat. De tijdslots die niet weerhouden werden, worden weer vrijgegeven.
FindTime - Normale vergadering
De geboekte vergadering gedraagt zich vanaf nu als een “normale” vergadering in mijn Outlook agenda.
Ik kan bijkomende mensen uitnodigen, de afspraak verzetten, de vergadering verlengen of verkorten, locatie aanpassen, resources uitnodigen,...
FindTime is voor mij een heel mooie aanvulling op de toch al uitgebreide planningsfunctionaliteit in Outlook en Office 365.
Het proberen waard voor iedereen die regelmatig meetings plant met mensen buiten zijn/haar organisatie!
