05 JAN 2017
software licensing
ICT

Spendeert u te veel geld aan software?

software licensing.jpgEen succesvol bedrijf runnen zonder software is vandaag zo goed als onmogelijk. Software is een essentiële component geworden van de meeste bedrijfsprocessen, gaande van tekstverwerkers en spreadsheets tot grote databases en CRM-toepassingen. Niemand kan er dus nog om heen: ieder bedrijf heeft software nodig.

Softwarelicenties zijn echter vrij prijzig en slorpen vaak een aanzienlijk deel van het ICT-budget op. Het is dus van groot belang het juiste evenwicht te vinden zodat een bedrijf in staat is om de juiste hoeveelheid softwarelicenties te kopen.

Hoe u misschien te veel geld spendeert aan software

Bedrijven spenderen soms meer geld aan hun softwarelicenties dan nodig, omdat ze:

  • geen zicht hebben op welke software in gebruik is binnen de organisatie,
  • onvoldoende kennis hebben van licentiebeheer en de verschillende licentiemodellen,
  • de risico’s van slecht licentiebeheer onderschatten.

De meest frequente manieren van geldverspilling zijn:

Te veel softwarelicenties

Wanneer een bedrijf onvoldoende licenties in huis heeft, hypothekeert het haar efficiënte, veiligheid, bedrijfscontinuïteit en neemt de organisatie zware financiële en juridische risico’s. Wanneer een bedrijf te veel of verkeerde licenties aankoopt, spendeert het meer dan eigenlijk nodig is.

Ongebruikte of onderbenutte softwarelicenties

Uitgerolde software wordt soms niet of onvoldoende gebruikt, omdat:

  • er te weinig aandacht naar user training ging;
  • ze verouderd is, of eventueel vervangen maar niet verwijderd werd;
  • de installatie te vroeg plaatsvond, bijvoorbeeld vóór het gebruik van een aangepaste database die nog in ontwikkeling is of een project dat werd afgelast.

software-licenties-aurelium.pngVerkeerde licentiemodel

Omdat de behoeften van een bedrijf evolueren, is het licentiemodel dat in  het verleden het meest voordelige was dat misschien niet langer. Zo kunt u voor een beperkt aantal gebruikers gerust gebruikerslicenties aankopen. Deze zijn dan gebonden aan een specifieke user. Wanneer het aantal gebruikers toeneemt, wordt het echter voordeliger om gedeelde licenties of licenties per processor aan te kopen. De licenties zijn dan niet langer beperkt tot een specifiek aantal users. Dit licentiemodel biedt uw organisatie meer flexibiliteit.

Hogere veiligheidsrisico’s

Een bedrijf dat niet weet welke software het allemaal in gebruik heeft, kan zich niet beschermen tegen mogelijke veiligheidsrisico’s. Shareware, open source software en gepirateerde software vormen een verhoogd risico omdat hun security updates/patches o.a. niet zo regelmatig en consistent zijn als die van de grotere softwareleveranciers. Op deze manier brengt u de veiligheid en continuïteit van uw bedrijf in gevaar en riskeert u nodeloze kosten.

Hogere supportkosten

Bij het troubleshooten van computerproblemen gaat ongeveer 50% van de tijd naar het achterhalen van de exacte configuratie van het toestel. Als u niet bijhoudt wie welke software heeft draaien en op welk device, kan de troubleshooting heel wat van uw kostbare tijd in beslag nemen. 

Wanneer u geen controle heeft op het gebruik van niet-toegestane (en eventueel incompatibele) software, doen zich ook veel meer technische problemen voor, waardoor u vaker een betalende helpdesk zult moeten inroepen.  Bovendien heeft u voor niet-gelicentieerde software ook geen recht op ondersteuning door de originele softwareleverancier. Dit zorgt vaak voor aanslepende technische problemen, waardoor de supportkosten al gauw hoog oplopen.

Ongecontroleerd inzetten van IT-resources

Wanneer de IT-resources van een bedrijf ongecontroleerd worden ingezet, wordt het moeilijk om deze strategisch te gaan optimaliseren voor een maximale ROI. Met volgende zaken houdt u best rekening:

  • Ad hoc aankopen zijn duurder dan gecentraliseerde aankopen,
  • de uitrol, aankoop en support zijn complexer omdat standaardisatie en automatisatie onmogelijk zijn,
  • Een gebrek aan standaardisatie brengt hogere supportkosten met zich mee,
  • overtollige licenties blijven vaak onopgemerkt,
  • Onnodige ICT-complicaties kunnen uw ICT-department overbelasten,
  • Soms lijkt het onmogelijk om een grondig Back-up & Recovery-plan te implementeren. 

Controle houden met Software Asset Management

Software Asset Management helpt om uw licentiebeheer overzichtelijk te houden, om de kosten onder controle te krijgen en tegelijkertijd zeker te zijn dat het bedrijf juridisch helemaal in orde of compliant is.

Software Asset Management is het geheel van bedrijfsprocessen, procedures en mensen dat waakt over het efficiënt beheren, controleren, optimaliseren en beschermen van de softwarelicenties binnen een organisatie doorheen alle fases van hun levenscyclus.

In grote lijnen kunnen we zeggen dat Software Asset Management het antwoord zoekt op deze 3 vragen:

  • Welke software wordt in het bedrijf gebruikt of geïnstalleerd?
  • Voor welke software heeft het bedrijf licenties aangekocht en hoeveel?
  • Welke werknemers gebruiken welke softwarelicenties?

Met deze antwoorden kunnen we vervolgens de softwarelicenties optimaler gaan toewijzen, het meest voordelige licentiemodel uitkiezen en mogelijke non-compliance risico’s vermijden.

Voor meer gedetailleerde informatie over Software Asset Management en de verschillende bouwstenen ervan, verwijzen we u graag naar het artikel Software Asset Management uitgelegd in 10 min.

Hoe nagaan of u al dan niet te veel spendeert aan software?

Een bedrijf dat niet weet welke software het allemaal in gebruik heeft, kan niet bepalen of het al dan niet te veel geld spendeert aan softwarelicenties. Daarom start u best met het opmaken van een gedetailleerde inventaris van alle geïnstalleerde software binnen het bedrijf. Of die nu effectief gebruikt wordt of niet maakt hierbij geen verschil.

Vervolgens vergelijkt u deze inventaris met de lijst van aangekochte softwarelicenties. Tijdens deze oefening kunt u duidelijk achterhalen of er meer licenties geïnstalleerd zijn dan er gelicentieerd zijn, of meer licenties zijn dat dat er effectief gebruikt worden. Met al deze informatie kunt u uw licentiebeheer optimaliseren en het aantal aangekochte softwarelicenties bijsturen. Zo bent u er zeker van dat u voldoende licenties heeft om efficiënt en compliant te werken, maar zeker ook niet meer dan nodig én dat u het meest voordelige licentiemodel kiest. 

We berekenen samen het verschil

Nagaan of uw bedrijf niet te veel spendeert aan software kan vrij complex lijken. Toch loont het zeker de moeite en kan het uw bedrijf veel geld besparen. Onze Licensing Specialiste bekijkt hoe u uw licentiebeheer zou kunnen optimaliseren en berekent het verschil samen met u.

New Call-to-action