22 DEC 2016
software licensing

Softwarelicenties goed beheren kan u hopen geld besparen

checklist def.jpg

Software en technologie zitten steeds dieper verweven in onze dagdagelijkse bedrijfsprocessen. In deze tijden van globale  financiële onzekerheid wordt het dan ook cruciaal voor organisaties om hun software efficiënt te beheren en de IT-kosten te optimaliseren.

Veel bedrijven beseffen nog steeds niet hoeveel geld ze met een goed licentiebeheer of Software Asset Management kunnen besparen. Voor veel bedrijven blijft het verleidelijk om te beknibbelen op technologie en het aankopen van officiële softwarelicenties. Soms gebeurt dit per ongeluk, soms met opzet. Zonder een efficiënt SAM-programma riskeren bedrijven echter inefficiëntie, hogere IT-uitgaven, hogere supportkosten en verspilde budgetten. Om nog maar te zwijgen van de juridische implicaties en torenhoge boetes voor het gebruik van ongelicentieerde software.

Wat is Software Asset Management?

Software Asset Management is het geheel van bedrijfsprocessen, procedures en mensen die waken over het efficiënt beheren, controleren, optimaliseren en beschermen van de softwarelicenties binnen een organisatie doorheen alle fases van hun levenscyclus.

Voor meer gedetailleerde informatie over Software Asset Management en de verschillende bouwstenen ervan, verwijzen we u graag naar het artikel Software Asset Management uitgelegd in 10 min.

Hoe kan u geld besparen met Software Asset Management?

Er zijn 2 efficiënte manieren waarop Software Asset Management uw bedrijf geld kan besparen. De eerste is reactief door het onder controle houden van de kosten en de risico’s. De tweede is meer proactief, gezien Software Asset Management het ideale kader creëert om uw IT-resources te optimaliseren en een betere ROI te realiseren.

Kosten & risico’s

Optimaal gebruiken wat u al heeft

Nu de kost van een desktop of laptop erg gedaald is, kan de kost van de software op het toestel soms wel tien keer hoger liggen. Dit betekent dan weer dat softwarelicenties een groot deel uitmaken van uw IT-uitgaven. Zorg dus dat uw bedrijf de ROI op deze investering kan maximaliseren. Dit is vaak geen eenvoudige taak, gezien de softwareleveranciers elk hun eigen licentiemodel hanteren.

Het is daarom belangrijk te weten:

  • over welke licenties u beschikt,
  • wat u er allemaal mee kunt aanvangen,
  • wie welke licenties in gebruik heeft.

Dankzij Software Asset Management kunt u:

  • bepalen welke en hoeveel software u echt nodig heeft,
  • vermijden dat u betaalt voor licenties die u niet (meer) gebruikt,
  • niet-gebruikte licenties opnieuw toewijzen of schrappen uit de licentieovereenkomst.

Veiligheidsrisico’s beperken

Een bedrijf dat niet weet welke software het allemaal in gebruik heeft, kan zich niet beschermen tegen mogelijke veiligheidsrisico’s. Shareware, open source software en gepirateerde software vormen een verhoogd risico omdat hun security updates/patches niet zo regelmatig en consistent zijn als die van de grotere softwareleveranciers.

Dankzij Software Asset Management:

  • houdt u de controle over welke software uw organisatie kan binnenkomen,
  • kunt u niet-toegestane downloads voorkomen,
  • om zo uw veiligheidsrisico’s te minimaliseren,
  • de stabiliteit van uw omgeving te optimaliseren. 

Supportkosten verlagen

Bij het troubleshooten van computerproblemen gaat ongeveer 50% van de tijd naar het achterhalen van de exacte configuratie van het toestel. Nu uw SAM-programma nauwkeurig voor u bijhoudt wie welke software heeft draaien en op welk device, kan de troubleshooting heel wat efficiënter gebeuren.

Omdat u dankzij SAM ook het gebruik van niet-toegestane (en eventueel incompatibele) software aan banden heeft gelegd, zullen er zich ook veel minder problemen voordoen, waardoor uw werknemers ook minder naar de HelpDesk zullen bellen.

Bovendien heeft u enkel nog gelicentieerde software in gebruik binnen uw organisatie, waarvoor de softwareleverancier zelf ook efficiënte ondersteuning voorziet. Met ongeregistreerde software is dit niet het geval, wat voor aanslepende technische problemen kan zorgen en de supportkosten hoog kan doen oplopen. 

Juridische risico’s minimaliseren

Non-compliant bevonden tijdens een software audit kan ontzettend duur uitvallen, brengt gênante situaties met zich mee en vormt vaak een regelrechte PR-ramp.

Volgens Gartner heeft uw bedrijf 68% kans om de komende 12 maanden door minimaal één softwareleverancier te worden gecontroleerd*om de komende 12 maanden door minimaal één softwareleverancier te worden gecontroleerd*. Dit percentage zal in de toekomst alleen maar stijgen, gezien de marges op software steeds kleiner worden en de grote softwareleveranciers hun licentie-inkomsten zullen trachten te behouden door het aantal audits verder op te drijven.

Dankzij Software Asset Management kunt u:

  • de financiële en juridische risico’s verbonden aan een eventuele software audit beperken,
  • met een gerust hart ingaan op een auditverzoek van de BSA,
  • in eer en geweten kiezen voor de beste licentie-opties.

IT-resources optimaliseren

Zodra uw SAM-programma goed draait, zal u naast het gewone managen van kosten en risico’s een versnelling hoger kunnen schakelen, nl. het optimaliseren van uw IT-resources voor een maximale ROI.

Dankzij Software Asset Management kunt u:

  • kosten reduceren door over te stappen op gecentraliseerde aankopen,
  • betere onderhandelingspositie verkrijgen bij de softwareleveranciers,
  • uitrol, aankoop en support vereenvoudigen door standaardisatie en automatisatie,
  • supportkosten verminderen door standaardisatie,
  • overtolligheden vermijden en toch zeker zijn dat iedereen heeft wat hij/zij nodig heeft,
  • uw IT-departement ontlasten door het vermijden van onnodige IT-complicaties,
  • een grondig plan voor Back-up & Recovery implementeren.

Volgens Gartner kunnen grotere bedrijven die investeren in Software Asset Management alleen al in de eerste 12 maanden tot 30% besparen op hun budget voor hardware & software, met incrementele besparingen tot 5% de volgende jaren.

Als u weet dat hardware en software zo’n 20% van het totale IT-budget in beslag nemen, kan het hier toch om aanzienlijke besparingen gaan. 

Starten met Software Asset Management?

Hoewel het opstarten van een SAM-programma een initiële kost met zich meebrengt, zal u uw bedrijf op langere termijn veel geld besparen.

Het kan ingewikkeld lijken om de eerste stappen in Software Asset Management te zetten. Daarom bieden we u deze handige checklist aan.

Software licensing checklist